Todos, unos más y otros menos, utilizamos herramientas de planificación de actividades para organizarnos. En el ámbito laboral y en el personal. Desde la tradicional agenda anual que aún regalan muchos proveedores como artículo de merchandising a principio de año, hasta las más sofisticas agendas electrónicas cuyos datos personales ya no están con el usuario sino en la red mediante el cloud computing. De cualquiera de las maneras la necesidad es clara: debemos anotar nuestras citas y compromisos para priorizarlas, no olvidarlas y atenderlas correctamente.

Planificar es útil y necesario. Es un ejercicio sano para saber dónde estoy y dónde quiero ir. Por el contrario, no conozco a nadie que sea capaz de cumplir con su planificación. Cuanto más detallada es, más fácil es que no se cumpla. ¿Y qué? No pasa nada. Mejor!, podré replanificar y aprender a planificar mejor la próxima vez. En muchas sesiones de formación dibujamos la planificación como un camino para conseguir un objetivo. Lo importante no es seguir el camino, sino saber que existe y que me he desviado. Entonces replanifico (cambio el trazado del camino) o deshago el camino y vuelvo a mi planificación inicial. Sin camino (sin planificación) no podemos garantizar que alcanzaremos nuestros objetivos y, en cualquier caso, no podemos garantizar que los alcancemos de forma eficiente.

Planificar es útil y necesario y en las empresas más. Muchos utilizamos el correo electrónico como herramienta de planificación. ¡Error!. Es sólamente un servicio de mensajería no una agenda para almacenar recordatorios. Y volvemos a marcar correos como no leídos para que vuelva a verlo más tarde y no se me olvide, etiquetamos correos con la estrella de prioritario e incluso nos reenviamos mensajes a nosotros mismos para que no se pierdan en el fondo de la bandeja de entrada. El correo electrónico es una herramienta muy útil y potente en los negocios y en la vida de hoy, pero no es una agenda de planificación.

En dit lo hemos probado todo. Carpetas de archivos, libretas, hojas de cálculo, agendas electrónicas sincronizadas, Lotus Notes, agendas de papel,… No seré tan pretencioso de anunciar que hemos dado con la solución definitiva pero el sistema de planificación y coordinación actual se adecua y cubre bastante bien nuestras necesidades: dreams ®.

dreams ® es una plataforma de gestión on line que hemos diseñado y desarrollado nosotros mismos atendiendo a nuestras propias necesidades y características de nuestro trabajo. Sólo vale para nosotros. Nos permite gestionar la cartera de clientes, las ventas, los proyectos y todos los registros asociados como son: los recursos humanos, los viajes, las compras y la rentabilidad. Es una herramienta de colaboración común que, además, cumple con el estándar de organización que nos hemos establecido gracias a la ISO 9001:2008, por lo que gestionar nuestro trabajo en dreams ® nos garantiza cumplir con nuestro sistema de gestión.